第一章总 则

 

第一条为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作质量和效率，根据《党政公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学院实际，制定本细则。

 

第二条学院党政公文是学院在党务工作和行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的纸质和电子文书，是依法治院和进行公务活动的重要工具。

 

第三条公文处理指公文的办理、管理、（整理）立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

 

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

 

第五条党政办公室（以下简称党政办）具体负责学院党政机关公文处理工作，并指导、督查院属各单位的公文处理工作。院属各单位均应有专职或兼职文秘人员负责公文处理工作。

 

第二章公文种类

 

第六条学院党政机关常用的公文种类有：

 

（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员。

 

（二）公告。适用于向院内外公布重要事项或者法定事项。

 

（三）通告。适用于公布应当遵守或者周知的事项。

 

（四）通知。适用于发布规章，任免人员，传达上级的指示，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求院属各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

 

（五）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

 

（六）报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。

 

（七）请示。适用于向上级请求指示、批准。

 

（八）批复。适用于答复院属各单位的请示事项。

 

（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

 

（十一）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

第三章公文格式

 

第七条学院党政公文的组成要素划分为眉首、主体、版记三部分。

 

第八条学院党政公文的眉首一般包括发文机关标识、发文字号、签发人三部分。

 

（一）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，用红色小标宋体字；机关联合发文，主办机关排列在前。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

 

学院公文发文机关标识的主要形式及适用范围：

 

1.《中共河南职业技术学院委员会文件》和《河南职业技术学院文件》用于颁布学院重要规章、公布学期或学年工作计划以及机构设置、人员任免、奖惩等重大决定和综合工作。

 

2.《河南职业技术学院党政办公室文件》用于党政办根据授权，传达党委和行政的决议或决定，发布有关事项等。

 

（二）发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”和“字”。下行文和平行文发文字号用3号仿宋体字居中排布；上行文居左空1字。

 

河南职业技术学院以院党委、院行政名义的发文，分别编“院党字〔××××〕××号”或“院字〔××××〕××号”；属学院某一方面工作的文件，其代字为“院*”，如：人事工作编为“院人字〔××××〕××号”。

 

（三）签发人。上行文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，签发人姓名居右空1字。

 

第九条学院党政公文的主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等内容。

 

（一）公文标题。由发文单位、事由和文种三部分组成。如：“中共河南职业技术学院委员会关于加强学生思想政治工作的通知”，发文单位是“中共河南职业技术学院委员会”，事由是“加强学生思想政治工作”，文种是“通知”。公文标题应完整、准确、简要，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

 

制发规范性公文，应当在标题中写“公布”；制发本单位产生的其他公文，应当在标题中写“印发”；转发上级、同级或者不相隶属机关的公文，应当在标题中写“转发”。

 

（二）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，需回行时仍顶格；应当使用机关全称或规范化简称、统称；最后一个主送机关名称后标全角冒号。机关名称排列，首先是主送机关，其次是其他机关。在此原则下，按党、政、军、群的顺序排列。标题下不需要主送机关的公文，主送机关可标注在主题词之下抄送之上。

 

（三）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号黑体字或小标宋体字。结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“（二）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。引用公文应先引标题，后引发文字号，发文字号应加圆括号。

 

（四）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。多个附件应用阿拉伯数码（如“附件：1. ××××”）注明顺序；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件一”）。

 

（五）成文时间。会议通过的文件，以通过日期为准；领导签发的文件，以领导签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“○”不得写为“零”或“0”。

 

（六）公文生效标识。单一单位制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章采用下套方式，上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

 

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，印章之间互不相交或相切。

 

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余下1个或2个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

 

当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

 

（七）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

 

“请示”应在附注处注名联系人的姓名和电话。

 

第十条学院党政公文的版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等内容。

 

（一）主题词。置于公文末页抄送栏之上，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后用全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点符号。除类别词外，主题词一般不超过5个。

 

（二）抄送机关。即除主送单位外，需了解此公文内容的其他有关单位。送往上级单位，为抄报；送往下级单位为抄送。抄报、抄送单位名称置于主题词栏下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。抄送单位名称排列同主送单位。如主送单位移至主题词下，标识方法同抄送单位。

 

（三）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

 

（四）版记中的反线及位置。版记中各要素之间均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

 

（五）页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页之后的页不标页码。

 

第十一条公文表格。公文如需附表，对于A4纸型横表，应将页码放在横表的左侧；单页码置于表的左下方，双页码置于表的左上角；单页码标头在订口一边，双页码标头在切口一边。

 

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白；将A3纸型表格贴在封三前，不应该贴在最后一页（封四）上。

 

第十二条公文用纸。党政公文一般采用国际标准A4纸型（210mm×297mm），每页22行，每行28字。文字自左至右横写横排，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

 

第四章行文规则

 

第十三条行文应当确有必要，注重实效。

 

第十四条党政公文要按党政系统，分别报送。党政机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

 

党政办根据党委和院长授权，可以向院属各单位行文。党政其他部门不得向全院其他单位发布指示性公文。

 

院属各单位除党政办外，一般不得对外正式行文。确需对外行文的，须经学院领导同意后，统一以学院党委或行政名义发文。

 

第十五条凡请示工作，要求解决问题，应直接报送有关主管部门或单位，不要越级行文；特殊情况需越级行文时，应同时抄送被超越单位。

 

第十六条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位；如需同时送其他单位，应当用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。非特殊紧急情况，院属各单位文稿须送党政办核稿，不得直接送院领导签发。

 

第十七条文件审签的缓急程度，由党政办确认，并根据需要，急件急办。

 

第十八条对不合行文规则的上报公文，党政办可退回原呈报单位。

 

第十九条发文要坚持精简原则，凡是可以用党政办公文解决的问题，不以院党委、行政名义发文；可以用便函解决的问题，不发正式公文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文；可长可短的公文，要力求简短；可发可不发的公文，一律不发。

 

第五章公文办理

 

第二十条公文办理包括发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等。发文办理包括草拟、审核、编号、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

 

第二十一条草拟。院属各单位要求以院党委、行政名义发文或批转本单位文件时，应拟出文稿，重要公文，领导要亲自起草或主持起草。所拟公文，如系上级或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。

 

第二十二条审核。文稿拟就后，经拟稿单位领导校对签字后，交由党政办认真审核，其重点是：是否需要行文，以什么名义行文；内容是否符合党和国家的方针、政策法规；是否切合学院或本单位实际；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其他单位的问题是否已协商、会签；文种使用、公文格式、结构是否符合规定，主抄送单位是否恰当，文字表达是否准确、简练；紧急公文是否提出办理时限等。为避免错漏，公文校对一律由拟稿单位负责。

 

对不符合要求的文稿应提出意见，退回修改或与拟稿人共同修改。公文内容涉及几个单位的，主办单位应送请有关单位领导会签。

 

第二十三条签发。以院党委、行政名义发出的公文，经主办单位和有关单位领导审核签署后，应于要求发出的前三天送交党政办复核，经审核符合上述规定的，进入签发程序。

 

以学院名义发出的公文，由学院领导签发。重要公文应由学院党委或行政主要领导签发，或经集体讨论后由主要领导签发。

 

第二十四条用印与分发。以院党委和行政名义发出的公文，由党政办公文处理人员统一登记、编号、印制、发出；以院属各单位名义发出的公文和对内对外联系的便函，统一由院属各单位按照公文格式及有关规定用印、发出。学院党政公文由学院领导签发后，印制过程中，拟稿人不得随意增删更改内容。如确有需要，应由党政办处理。学院公文正式印发前，党政办应对文件清样进行最后复核。印制份数由党政办核稿人根据实际需要确定，避免浪费。发出的公文要履行登记手续。

 

第二十五条收文与拟办。党委和行政的收文，由党政办负责签收、登记和运转。公文处理人员应根据来文内容和阅读范围分文，贴上“收文处理笺”，交党政办负责人提出拟办意见。主题较为单一的来文，一般由主管单位直接处理；重要、复杂事由，党政办应即时请示分管院领导批办。需几个单位会同办理时，在批办时应确定主办单位。领导阅批后，应将文件分别退回党政办，由公文处理人员送承办单位阅办。

 

学院各级干部参加上级会议带回发至学院党委、行政的文件材料必须交党政办登记，按收文程序处理。个人不得保存公文，确因工作需要，除“三密”文件（绝密、机密、秘密），可留复印件。

 

第二十六条承办与催办。院属各单位要建立收文登记制度，接到承办文件后，应按照领导批示和文件要求，认真负责地迅速办理，不得推诿敷衍、拖延积压。紧急公文应当限时办理。一般情况下，收文单位应在两周内办复，不能办复的，要及时说明原因。党政办公文处理人员对经办的文件，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压误事。

 

第二十七条翻印与转发。“三密”文件一般不得翻印、转发。确因传达贯彻需要翻印、转发时，应经发文单位批准备案，并按原件管理。非“三密”文件需翻印、转发应经有关领导和党政办负责人同意后，由党政办统一印发。未经批准，任何单位和个人不得自行翻印、转发文件。

 

第二十八条立卷与归档。公文办结之后，将公文随同承办过程中形成的材料交由党政办机要档案科集中整理后，按有关规定归档。院属各单位的公文，一律由本单位公文处理人员保管、整理、立卷、归档。

 

第二十九条 销毁。所有需销毁的“三密”公文，应由党政办登记后按有关规定集中销毁，由2人以上监销，保证不丢失、不泄密。

 

第三十条院属各单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后交由党政办机要档案科归档。

 

第三十一条学院党政公文中涉及电子文件的，按网络公文流程办理。

 

第六章附 则

 

第三十二条 本细则由党政办负责解释。